第一章總則
第一條為完善和統(tǒng)一我省各級人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)流動人員人事檔案工作服務(wù)規(guī)范和基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步健全流動人員人事檔案公共管理服務(wù)體系，制定本規(guī)范。
第二條本規(guī)范制定的主要依據(jù)是《中華人民共和國檔案法》、《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（人發(fā)〔1996〕118號）、《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)中組部<關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知>的通知》（浙組〔2012〕29號）和《浙江省人事代理暫行辦法》（浙人才〔1996〕194號）。
第三條本規(guī)范適用范圍包括全省縣（市、區(qū)）級及以上人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)。
第二章流動人員人事檔案管理工作
第四條 流動人員人事檔案管理范圍
（一）國有、集體企事業(yè)單位，混合所有制企業(yè)，私營企業(yè)，外商投資企業(yè)，民辦科研機(jī)構(gòu)、社會公益事業(yè)組織以及其他無主管部門單位的在職人員。
（二）律師、會計(jì)、審計(jì)、公證等社會中介機(jī)構(gòu)，各社會團(tuán)體的在職人員。
（三）自主創(chuàng)業(yè)和暫未落實(shí)工作單位的大中專畢業(yè)生。
（四）出國（境）留學(xué)人員。
（五）辭職或者被辭退的機(jī)關(guān)工作人員。
（六）與用人單位終止或者解除勞動關(guān)系的人員。
（七）各級人才交流機(jī)構(gòu)認(rèn)可的其他人員。
第五條流動人員人事檔案接收
（一）開具《調(diào)檔函》
委托存檔人員可到其戶籍所在地或單位所在地的人力社保部門所屬的人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)，以個人或單位名義申請開具《調(diào)檔函》，并提供如下相關(guān)材料：
1.個人委托存檔：身份證原件，辭職、辭退或解除（終止）勞動合同（聘用合同）證明原件或復(fù)印件。
2.單位委托存檔：單位介紹信、勞動合同（聘用合同）或錄用證明。
（二）接收、審核檔案材料
1.送達(dá)方式：專人送達(dá)、機(jī)要送達(dá);嚴(yán)禁本人自帶檔案。
2.接收、審核：收檔人員須確認(rèn)檔案袋及檔案封條完好無損，封條上加蓋原存檔單位公章。對檔案進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的拆封核對，確保檔案材料真實(shí)可靠、完整齊全（參照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》）。若發(fā)現(xiàn)檔案缺少必備材料，應(yīng)由經(jīng)辦人在《補(bǔ)充檔案材料通知單》上簽字（一式2份，一份用于存檔），驗(yàn)收無誤后填寫《人事檔案材料轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》并加蓋公章，寄回原存檔單位。對不符合要求的檔案，予以退回。
（三）錄入信息系統(tǒng)
工作人員應(yīng)及時將檔案信息登記、輸入統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，建立電子信息檔案。
第六條流動人員人事檔案材料收集
（一）收集內(nèi)容。流動人員人事檔案材料收集的內(nèi)容，以中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號）的收集內(nèi)容為準(zhǔn)。
（二）收集要求。定期收集新形成的材料，及時充實(shí)檔案內(nèi)容。對長期未補(bǔ)充材料的檔案，建立登記制度，主動與存檔人員或其所在單位聯(lián)系，督促其補(bǔ)充材料。
（三）材料要求：
1.歸檔材料應(yīng)為辦理完畢的正式材料。材料內(nèi)容應(yīng)完整齊全、規(guī)范真實(shí)、文字清楚、對象明確，并有承辦單位或個人署名及形成材料的日期。歸檔材料規(guī)定由單位審查蓋章的，應(yīng)有單位蓋章。
2.歸檔材料應(yīng)采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型（297×210mm）。材料左邊應(yīng)留有25mm的裝訂邊。
3.歸檔材料的文字應(yīng)是鉛印、膠印、油印、打印或用藍(lán)黑墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。
4.歸檔材料應(yīng)為原件。特殊情況存入復(fù)印件的，應(yīng)由原件保管單位注明并加蓋公章。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。
（四）歸檔要求。材料形成后，及時送交檔案管理部門歸檔。轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)嚴(yán)密包封并加蓋密封章。
第七條流動人員人事檔案材料整理
（一）整理要求。對檔案材料認(rèn)真鑒別，做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用的要求。
（二）材料分類：
第一類：履歷材料；
第二類：自傳材料；
第三類：鑒定、考察、考核材料；
第四類：學(xué)歷、學(xué)位、評（聘）專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）、個人科研學(xué)術(shù)水平、培訓(xùn)等材料,分四小類排列;
第五類：政審材料；
第六類：加入黨、團(tuán)組織和民主黨派材料；
第七類：表彰獎勵材料；
第八類：處分材料；
第九類：工資、福利待遇、錄（聘）用、調(diào)動、任免、轉(zhuǎn)業(yè)、退（離）休、辭職辭退、勞動合同（聘用合同）、解除（終止）勞動合同（聘用合同）證明、出國（境）、各種會議代表材料, 分四小類排列;
第十類：其他可供參考有保存價(jià)值的材料。
?。ㄈ┎牧暇幠?。根據(jù)材料形成的時間或材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序。按照材料類別排列順序及檔案材料目錄格式，編寫詳細(xì)的檔案材料目錄。
（四）復(fù)制與加工。材料載體變質(zhì)、字跡退色不清或破損時，應(yīng)采用修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印、裱糊等方法進(jìn)行搶救。復(fù)制材料應(yīng)核對無誤，并注明復(fù)制單位和日期。
（五）材料裝訂。裝訂前應(yīng)將材料上的大頭針、訂書釘?shù)冉饘傥锊鸪?，再理齊全卷材料，在材料左側(cè)豎直打上裝訂孔，裝訂成卷。
第八條流動人員人事檔案材料利用
?。ㄒ唬┏鼍吒黝愖C明。存檔人員持單位介紹信、有效身份證件，到人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)出具以檔案材料為事實(shí)依據(jù)的相關(guān)證明。
1.公證證明。出具學(xué)歷、履歷、無刑事犯罪記錄、出生、親屬關(guān)系、考試成績等公證證明。
2.工齡證明。按國家有關(guān)規(guī)定，出具相關(guān)工齡證明。
3.考研介紹信。
4.近期表現(xiàn)證明。
5.流動人員人事檔案代管證明。
6.無固定工作證明。
7.其他各類與檔案相關(guān)的證明。
?。ǘ┺k理《商調(diào)函》和《商調(diào)人員登記表》。
1.出具《商調(diào)函》。存檔人員持單位同意調(diào)出證明、有效身份證件，人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)簽署同意調(diào)出意見并蓋章。
2.出具《商調(diào)人員登記表》。存檔人員持工作單位簽署同意調(diào)出意見的《商調(diào)人員登記表》及單位介紹信、有效身份證件，人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)簽署同意調(diào)出意見并蓋章。
第九條流動人員人事檔案和檔案材料轉(zhuǎn)遞
辦理調(diào)檔手續(xù)時，本人或存檔單位須提供以下相關(guān)材料：
（一）本人身份證，人事代理單位同意調(diào)出的介紹信，辭職、解除（終止）勞動合同（聘用合同）證明。
（二）跨地區(qū)調(diào)轉(zhuǎn)的由調(diào)入市、縣(市、區(qū))及以上人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)出具調(diào)檔函；考取公務(wù)員、事業(yè)單位或被國有企業(yè)單位錄（聘）用的，由錄取機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)單位開具調(diào)檔函；考取研究生調(diào)檔的，由錄取學(xué)校出具調(diào)檔函或憑研究生錄取通知書轉(zhuǎn)檔；應(yīng)征入伍的，提交入伍通知書或武裝部門出具的調(diào)檔函；非國有單位應(yīng)由委托管理其人事檔案的人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)出具調(diào)檔函。
轉(zhuǎn)出檔案時, 存檔單位應(yīng)做到:
（一）轉(zhuǎn)出的檔案應(yīng)完整齊全，全部材料一次性轉(zhuǎn)出。
（二）開具調(diào)檔函的單位應(yīng)是人力社保部門所屬的人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)、黨政機(jī)關(guān)或縣及以上有黨委設(shè)置的國有企（事）業(yè)單位。其它非國有控股企業(yè)開具的調(diào)檔函不予調(diào)轉(zhuǎn)。
（三）檔案轉(zhuǎn)出前，需按國家規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)清存檔及相關(guān)費(fèi)用，并把黨組織關(guān)系和戶籍遷出。原則上戶籍與檔案應(yīng)同時轉(zhuǎn)出。
（四）辦理檔案轉(zhuǎn)遞時，應(yīng)出具《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》、《人事關(guān)系轉(zhuǎn)移介紹信》，隨同檔案一并轉(zhuǎn)出。
（五）流動人員人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取，不得郵寄或交流動人員本人自帶。
（六）檔案轉(zhuǎn)出后，應(yīng)及時整理《人事檔案材料轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》和機(jī)要單，更新信息管理系統(tǒng)，并定期核查。
第三章畢業(yè)生檔案管理和就業(yè)服務(wù)工作
第十條畢業(yè)生檔案須有下列材料：
1.高中學(xué)籍檔案（高、中等學(xué)校招生報(bào)名登記表、志愿表等）；
2.學(xué)生登記表；
3.學(xué)年鑒定材料；
4.入黨、入團(tuán)材料；
5.獎懲材料；
6.實(shí)習(xí)、社會實(shí)踐材料；
7.學(xué)生體檢表；
8.畢業(yè)生成績單；
9.畢業(yè)論文評審情況表；
10.授予學(xué)位審批表；
11.畢業(yè)生登記表；
12.普通高、中等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)通知書。
其中第1、2、3、8、11、12項(xiàng)材料為普通高、中等學(xué)校畢業(yè)生檔案必須具備的材料。
第十一條 畢業(yè)生報(bào)到
?。ㄒ唬┮丫蜆I(yè)的畢業(yè)生：與用人單位簽訂就業(yè)協(xié)議書，經(jīng)人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)鑒定，待檔案到達(dá)后，持報(bào)到證、用人單位勞動合同（聘用合同）到畢業(yè)生就業(yè)主管部門辦理報(bào)到手續(xù)。
?。ǘ┥形淳蜆I(yè)的畢業(yè)生：待檔案到達(dá)后，持報(bào)到證到原籍地人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理報(bào)到手續(xù)。
第十二條 畢業(yè)生就業(yè)調(diào)整
?。ㄒ唬┰丫蜆I(yè)的畢業(yè)生：與用人單位解除就業(yè)協(xié)議需辦理改派的，兩年內(nèi)可持《畢業(yè)生就業(yè)調(diào)整表》一式3份，先后由原用人單位及其人事主管部門和現(xiàn)用人單位及其人事主管部門確認(rèn)蓋章，再持報(bào)到證、《畢業(yè)生就業(yè)調(diào)整表》到畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)工作部門開具新的報(bào)到證。
?。ǘ┊?dāng)年未就業(yè)的畢業(yè)生：人事檔案調(diào)回生源地且現(xiàn)已在生源地外找到接收單位的，可持《畢業(yè)生就業(yè)調(diào)整表》一式3份，先后由生源地人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)和現(xiàn)接收單位及其人事主管部門確認(rèn)蓋章，再持報(bào)到證、《畢業(yè)生就業(yè)調(diào)整表》到畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)工作部門開具新的報(bào)到證。
第四章流動人員人事檔案保管
第十三條流動人員人事檔案安全保密
（一）建立堅(jiān)固的專用檔案庫房，配備鐵質(zhì)檔案柜。
?。ǘn案庫房、查閱室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開，不得在庫房內(nèi)閱檔或辦公。
?。ㄈ?yīng)配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理、檔案整理裝訂、安全防護(hù)等設(shè)備。
?。ㄋ模┙?jīng)常檢查紅外線防盜報(bào)警裝置、空調(diào)、除濕機(jī)、自動滅火器、溫濕度計(jì)、防腐劑等設(shè)施和安全措施，達(dá)到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀等“六防”要求。
?。ㄎ澹n案庫房實(shí)行專人負(fù)責(zé)。專職檔案管理員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案的保管和保護(hù)情況。
?。旆績?nèi)嚴(yán)禁吸煙。庫房和檔案柜應(yīng)保持清潔，不準(zhǔn)堆放雜物。
?。ㄆ撸﹪?yán)格遵守黨和國家的保密制度，不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容，不準(zhǔn)用電話索問或提供代理人員的全面情況和涉及政治歷史或其它重要問題的檔案材料。
?。ò耍┎粶?zhǔn)攜帶人事檔案材料進(jìn)入公共場所，個人不得私自保存他人檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理，直至追究法律責(zé)任。
第十四條流動人員人事檔案庫房管理人員職責(zé)
?。ㄒ唬﹪?yán)格遵守檔案的安全保密要求，禁止除庫房管理人員以外的其他無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房；工作人員離開工作崗位時，一律不得將檔案留置在桌面上，應(yīng)將檔案交由庫房管理員保管。
?。ǘn案進(jìn)出庫房應(yīng)予以登記，由庫房管理員親自提取和存放檔案，并須每日核對。
?。ㄈ┴?fù)責(zé)做好每半年一次檔案庫房的檔案核對工作。
?。ㄋ模┴?fù)責(zé)檔案庫房整潔工作，認(rèn)真做好 “六防”工作及每日溫濕度登記，下班前必須巡視庫房，檢查電源是否切斷，門窗是否關(guān)好，并及時報(bào)告異常情況。
?。ㄎ澹┮驇旆抗芾砣藛T瀆職發(fā)生問題，造成嚴(yán)重后果的，應(yīng)嚴(yán)肅處理。
?。┤藛T配備參考《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)中共中央組織部<關(guān)于印發(fā)<干部人事檔案工作目標(biāo)管理檢查驗(yàn)收細(xì)則>的通知>的通知》(浙組〔1998〕16號)執(zhí)行。
第十五條 流動人員人事檔案材料鑒別歸檔
?。ㄒ唬┎牧辖邮杖藛T應(yīng)初步對送交材料予以鑒別，對歸入檔案的材料應(yīng)審核其是否完整、內(nèi)容是否真實(shí)、手續(xù)是否齊全。根據(jù)材料的內(nèi)容和用途判定其保存價(jià)值，確定是否屬于檔案內(nèi)容。對通過初檢接收的材料應(yīng)做好登記工作。
（二）檔案保管員應(yīng)根據(jù)人事檔案管理有關(guān)文件規(guī)定，對收集的檔案材料再進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的鑒別審核。
（三）對不屬于歸檔的材料應(yīng)及時轉(zhuǎn)往有關(guān)部門，應(yīng)退還本人的及時退還本人。
（四）對手續(xù)不完備或不規(guī)范的材料，應(yīng)及時退回材料形成部門補(bǔ)辦手續(xù)，原則上要求15個工作日內(nèi)寄回。
（五）經(jīng)鑒別確需銷毀的材料，進(jìn)行詳細(xì)登記并報(bào)檔案管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按規(guī)定流程銷毀。
（六）鑒別登記后的流動人員人事檔案材料應(yīng)及時裝入檔案袋內(nèi)，每兩年裝訂入卷歸檔一次。
第十六條 流動人員人事檔案查（借）閱
（一）查（借）閱范圍
1.公安、檢察、法院、紀(jì)律檢查、監(jiān)察、國家安全等國家機(jī)關(guān)因偵查、審理等需要查（借）閱有關(guān)人員的檔案。
2.用人單位因工作需要查（借）閱本單位員工的檔案。
3.國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位招考錄用審查需查（借）閱的檔案。
（二）查（借）閱要求
1.查（借）閱單位應(yīng)派專人兩名以上（中共黨員）持單位介紹信及身份證件查閱。任何人不得查閱本人及其親屬的人事檔案。
2.查閱檔案應(yīng)在閱檔室或指定的地方查閱。
3.查（借）閱者不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，對檔案內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，保障個人隱私不受侵犯。不準(zhǔn)從中抽走檔案材料，不準(zhǔn)交無關(guān)人員和存檔人員本人翻閱，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違反者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以批評教育直至追究法律責(zé)任。
4.查（借）閱檔案時應(yīng)愛護(hù)檔案，注意保持檔案整潔，保證絕對安全。嚴(yán)禁在閱檔時飲食、吸煙，損壞檔案。
5.需要摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)征得檔案管理部門同意。對摘錄部分，由檔案管理人員與原件核對無誤后，寫明出處及日期，并加蓋公章。
6.不得擅自復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。確因工作需要從檔案中取證的，應(yīng)說明理由，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，方可復(fù)制。復(fù)制的材料由檔案管理部門注明出處和日期，并加蓋公章。
（三）查（借）閱程序
1.查（借）閱者應(yīng)持單位介紹信和有效身份證件。
2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格審核查（借）閱人提供的有效證件，按規(guī)定提供相應(yīng)的檔案材料，并做好查（借）閱備案。
3.查（借）閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時將被查（借）閱檔案入庫。
4.人事檔案原則上不外借，若遇辦理預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正需借閱黨員材料的，須提供由黨組織蓋章的《借用黨員材料介紹信》，借用時間一般不超過一個月，用后應(yīng)及時歸還。
第十七條流動人員人事檔案檢查核對
（一）檔案工作人員在流動人員人事檔案的接收、轉(zhuǎn)出、借閱及日常工作中，應(yīng)認(rèn)真檢查經(jīng)常核對，發(fā)現(xiàn)差錯，及時登記處理。
（二）每月月底前要檢查核對一次借出檔案材料歸還情況，逾期不還者，應(yīng)及時催要。
（三）對寄出的檔案，逾期一個月未收到回執(zhí)的，應(yīng)寫信或打電話催問，以防丟失。
（四）每半年應(yīng)全面檢查核對一次存檔人員人事檔案管理情況，做到檔案名冊與檔案實(shí)物一致、檔案實(shí)物與電子信息檔案內(nèi)容一致。
（五）每月按調(diào)檔函檢查核對檔案轉(zhuǎn)移情況，對未轉(zhuǎn)入檔案的需及時催要，對應(yīng)轉(zhuǎn)出的檔案應(yīng)及時轉(zhuǎn)出。
（六）檔案轉(zhuǎn)出前應(yīng)認(rèn)真核對，確保人檔一致，防止錯寄、漏寄。
第五章檔案管理窗口服務(wù)人員工作規(guī)范
第十八條 服務(wù)語言
（一）接待服務(wù)對象時，應(yīng)使用“您好”、“請”、“對不起”、“謝謝”、“再見”十字文明用語。
（二）辦理相關(guān)手續(xù)時，應(yīng)對服務(wù)對象使用“請稍候，我馬上給您辦”、“對不起，您還缺少××材料”、“對不起，根據(jù)××規(guī)定，您的××不能辦理，請?jiān)彙?、“我這里辦好后，下一個是××窗口”、“這些辦好后，接下去要辦××”、“您慢走，再見”等文明用語。
（三）禁止使用傷害感情、激化矛盾、損害形象的語言。
第十九條 服務(wù)態(tài)度
（一）主動用打招呼等方式接待服務(wù)對象，保持微笑服務(wù)。
（二）接聽電話時，應(yīng)首先說“您好”；接待時做到“三聲”，即：來有迎聲、問有答聲、走有送聲。
（三）服務(wù)對象來咨詢問題時，應(yīng)主動熱情、耐心周到、百問不厭、百查不煩、解釋全面，不得冷落、刁難、訓(xùn)斥和歧視。
（四）服務(wù)對象提出意見、建議和批評時，應(yīng)耐心聽取，不予爭辯，做到有則改之、無則加勉。
?。ㄎ澹┓?wù)對象出現(xiàn)誤解、出言不遜時，應(yīng)做好政策的宣傳和解釋工作，禁止與其爭吵，不得與其爭辯，及時向窗口負(fù)責(zé)人報(bào)告，予以解決，重大問題及時報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)。
第二十條服務(wù)儀表
?。ㄒ唬﹥x表舉止應(yīng)文明、自然。著裝應(yīng)端莊、大方，不得留怪發(fā)、著異裝，站、坐的姿勢應(yīng)端正。
?。ǘ┎辉诖翱诠ぷ鲄^(qū)內(nèi)接待與工作無關(guān)人員。
?。ㄈ┓?wù)臺面、辦公桌面、地面、辦公設(shè)備等保持清潔，辦公用品、文件資料擺放整齊。
第二十一條服務(wù)質(zhì)量
?。ㄒ唬┍仨氁淮涡愿嬷?wù)對象其申辦事項(xiàng)所需的全部資料，并主動介紹下一步應(yīng)如何辦理。
?。ǘ鴮懙穆?lián)系函、批件等，應(yīng)表述完整、字跡清楚、準(zhǔn)確無誤。
?。ㄈ┍M可能縮短辦理時限，提前辦結(jié)事項(xiàng)，提高辦事效率，方便代理單位和代理人員。
?。ㄋ模┍M最大努力幫助代理人員解決實(shí)際問題，能辦的一定辦，不能辦應(yīng)說明理由，并做好政策的解釋工作。
附： 流動人員人事檔案管理各類表格規(guī)范樣式
1.人事檔案調(diào)檔函
2.人才流動商調(diào)函
3.流動人員人事檔案材料轉(zhuǎn)遞單
4.人事關(guān)系轉(zhuǎn)移介紹信
5.流動人員人事檔案代管證明
6.畢業(yè)生就業(yè)調(diào)整表
7.解除畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議證明
8.解除（或終止）勞動合同（聘用合同）證明
9.借用黨員材料介紹信
10.考研介紹信
11.人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)證明
12.商調(diào)人員登記表
13.無固定工作證明
14.公證證明
